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2.12 文件 官方定义:国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录 人话翻译:你可以把“文件”想象成事情的证据或工作的脚印。不管用啥形式,只要是记下来、能查的信息都算,可能是临时的也能是正式的。进一步说,无论是一个国家、一个公司,还是你个人,只要你在做一件事,就必然会留下一些痕迹。这些痕迹被有意识地保存下来,就成了“文件”。 举例说明: 1、你的户口本,这是公安机关在管理人口户籍事务中产生的文件,记录了你的家庭成员关系,是证明你身份和家庭关系的法定文件。你的劳动合同,这是你和公司在建立雇佣关系过程中签订的记录,明确了双方的权利和义务。你和朋友的微信聊天记录:这是你们在交流过程中产生的电子记录,可以证明你们聊过什么,约定过什么事。 2、政府发布的红头文件,比如市政府发布的“关于XX道路施工的通告”,这是在履行城市管理职责中产生的,具有法律效力的文件。 3、公司的财务报表,这是公司在经营过程中,对资金往来做的详细记录,用于向老板、股东或税务局说明经营状况。 总之,它们本质上都是“办事过程中留下的、有意义的证据和信息”。 2.13 电子文件 官方定义:以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上 传输的文件。 人话翻译:电子文件就是不用纸,把信息存在磁带、磁盘、光盘这些东西上,能靠电脑读、处理,还能在网上传的文件。进一步说就是 “存在电子设备里、能在电脑上用的文件”,不是纸质的,载体是各种电子存储设备,用的时候靠计算机,还能通过网络发出去。 举例说明: 1、日常用的:手机里的照片短视频、微信聊天记录、电脑上的 Word 文档、Excel 表格、PPT 幻灯片、PDF 文件 2、工作里的:公司 OA 系统里的审批单、电子合同、税务系统里的电子发票、银行 APP 里的转账记录 3、专业存储的:存放在光盘里的老电影素材、服务器磁盘里的网站数据、磁带里备份的企业财务档案 4、网络传输的:发邮件时带的附件、网盘里存的视频、下载的软件安装包 总之,电子文件就是存于U盘、硬盘、手机或云端,必须用电子设备打开,并且能通过网络一键发送的任何文件。它是传统纸质文件(如合同、照片、录音带
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