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档案员工作交接怕翻车?(中) 3步闭环法,新人接手档案工作不懵圈! 阶段二:核心移交(俩人搭子,监督人见证) 记住“先体系、后细节,先整体、后局部”,别让新人一上来就扎进档案堆里“迷路”! 1、1-2天讲透“档案逻辑” 老档员别光介绍制度,得结合实例说:“咱们公司的档案分生产、基建、行政三类,比如这份大型设备检修文件,关系到安全生产,下次生产部来查,直接按设备编号找就行”,让新人搞懂“为啥这么分类、这些档案有啥用”。 2、3-5天分模块移交(按重要性排序!) 别一股脑把文件全塞过去,优先交“高频用+高风险”的:比如日常总有人查的合同档案、关系合规的环保档案,先让新人上手这些,基础工作能快速接住,后续再交不常用的“冷门档案”。 3、 系统+权限“手把手教” 档案管理系统别只说“你自己看教程”,老档员得现场演示:“查这份设备档案,点这里搜编号,导出文件要走这个审批”,让新人实际操作1-2个案例,确保会用! 权限也得及时改:系统账号权限、库房钥匙/门禁、涉密档案柜密码(国企宝子注意!涉密密码要单独签《保密责任书》,这步不能省!)。 4、实地“认路+认人” 带新人去档案库房转一转:“这边是温湿度计,每天要记数据;那个红色柜子是放特殊档案的,别随便开;灭火器在这儿,消防安全别马虎”。 再拉着新人去见常对接的部门:“这是生产部的李工,以后他们要查检修档案,直接找他对接;那是设备部的王姐,设备归档的事跟她对接就行”,省得新人后续对接“没人理”。 我们已经成功地为交接工作搭建起了坚实的骨架,如何完美收官,下集我们一同揭秘交档案交接的收尾工作。 #档案管理#档案员#文书档案 #职场干货 #职场新人
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