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总助规划商务接待流程,核心是**“全周期预判、细节控场、需求适配”**,需覆盖接待前、接待中、接待后三个阶段,具体流程如下: 一、接待前:精准筹备(核心是“摸清需求、规避漏洞”) 1.明确接待核心信息:提前1-2天与对接人(对方联络人或公司发起部门)确认关键信息,形成书面清单: ◦基础信息:来访人员姓名、职务、人数、性别(便于安排住宿房型)、抵达/离开时间、交通方式(飞机/高铁/自驾,需接站则确认车次/航班号)。 ◦核心目的:是商务谈判、项目考察、参观交流还是合作签约,明确接待重点(如谈判需提前准备会议室和资料,考察需规划路线)。 ◦特殊需求:饮食禁忌(如清真、素食、过敏食材)、宗教习惯、是否需要翻译/投影设备、是否安排陪同游览等。 2.制定接待方案与物料准备: ◦行程表:按“时间+事项+负责人”梳理(例:9:00 接站→9:30 送达酒店→10:30 公司参观→12:00 午餐→14:00 会议),同步给公司相关人员(如参会领导、司机)和对方联络人。 ◦物料清单:公司宣传册、产品资料、会议议程、签到表、名牌(提前打印好姓名和职务)、伴手礼(按需准备,印公司LOGO更正式);会议室需调试投影、麦克风、网络,备好茶水和纸笔。 ◦资源协调:提前预订酒店(选离公司近或交通便利的,预留1-2间备用房)、餐厅(按人数和预算选合适档次,提前确认菜单并避开禁忌)、安排接站车辆(贴公司标识,司机提前熟悉路线)。 二、接待中:细节控场(核心是“衔接顺畅、灵活应变”) 1.首次接洽:建立好感: ◦接站/迎接:若接站,提前30分钟到站点等候,举“XX公司欢迎XX先生/女士”的牌子;若在公司迎接,提前10分钟在门口等候,主动握手问好,帮对方提行李(注意分寸,不强行拿贵重物品)。 ◦引导与介绍:将访客引至休息区或会议室,先递茶水,再按“职务从高到低”的顺序,向双方介绍参会人员(例:“这是我司张总,负责XX业务;这位是XX公司的李总,本次带队来访”)。 2.行程执行:把控节奏: ◦全程陪同:除特殊环节(如私密谈判),总助需全程在场,及时提醒下一环节时间(例:“李总,会议预计还有10分钟结束,之后我们去餐厅用餐”),避免行程延误。 #总助 #总助学习 #总助培训 #董事长秘书
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