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外贸会议全流程指南 1. 预约会议
确定对方位置、时区、时差及预计会议时间后,选择Google Meeting、Teams、Zoom等会议平台,发送会议邀请并补充会议主题,确保信息清晰明确。 2. 会议准备事项 ● 线上会议工具准备:配置实时翻译插件、会议记录插件,保障沟通效率。 ● 客户背调:调研公司性质、规模、销售产品品类、销售渠道、项目情况,明确参会人员数量与职位,掌握客户背景信息。 ● 资料准备:明确会议核心目标,梳理会议流程,提前准备好公司介绍PPT、彩页、产品规格书、产品型号表、报价表等必要资料。 ● 沟通内容确认:梳理客户关注问题,准备需询问客户的内容,如测样或量产时间段、需求量、项目进展等;预估客户可能提出的问题,提前整理交期、价格、付款条件、出货方式等相关信息。 ● 备用方案准备:将核心资料在手机端进行备份,以防电脑端文件无法打开时,可作为应急备用方案,确保会议顺利进行。 3. 会议中沟通 ● 会前准备:提前15-20分钟做好准备,将资料用WPS等软件打开,方便会议中共享屏幕;调试硬件设备、视频会议音量,熟悉共享屏幕等功能。 ● 会议流程:开场进行轻松寒暄,随后按准备流程推进,可根据实际情况调整。标准流程为:开场寒暄—双方公司介绍PPT—PPT相关疑问互动—客户项目介绍—项目问题探讨—提出解决方案和措施—会议总结—双方告别。会后及时整理会议总结,包括沟通重点问题、双方待办事项。 4. 会议结束
更新会议纪要,使用AI软件进行润色和翻译,确保双方对会议讨论内容达成一致。 #外贸 #会议 #干货分享 #职场干货 #会议纪要
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