企业微信 智能表格 内容权限2 第二讲 如何设置每一行、每一列的内容权限? 上一讲我们介绍了怎么为整张智能表格设置权限,这一讲,我们将为你介绍,如何设置每一列、每一行的内容权限。 在一张需要多人填写的表格中,常常会有一两列敏感数据需要保密,比如价格成本、利润率等,普通员工不能查看,如何在智能表格中设置每一列的查看权限呢? 只需要点击左键,选择想要保密的这一列,右键点击设置权限,点击「设置全员权限」,选中「无权限」,这样,其他人就都看不见这一列的内容了。 如果你希望其他人能看到这一列,但不能修改,在这里选「可查看」即可。 智能表格的每一列都能用这个方法单独设置,如果你希望【批量】设置每一列的权限,可以点击右上角 - 内容权限,在「字段权限(列)」这里点击更改设置即可。 如果需要单独给部门负责人,比如财务总监打开所有列的查看权限,可以在「按此列设置」,点击「为指定成员添加额外权限」, 输入他的名字,点击「继续添加权限」-「添加额外权限」,在字段权限(列)这里选择「可编辑所有内容」,他就能看到这几列的内容了。 除了按照“列”来设置权限,智能表格还可以按“行”来设置内容权限,怎么设置? 比如,你希望每位同事在表格里只能填写自己的那几行内容,不能修改其他行别人填写的内容,或者甚至不能看到别人填写的内容。 你只需要点开智能表格的右上角,「内容设置」,选择你要设置的工作表,然后找到记录权限(行),点击更改。选择「可编辑自己创建的记录」,意味着填写人可以查看别人填写的记录,但不能编辑。如果选择「仅浏览 自己创建的记录」,就意味着填写人不能查看别人填写的内容,只能看到自己的。 智能表格里面还会有不同的子表格,类似Excel中的sheet1、sheet2,如果你需要快速为整个子表格设置权限,可以直接右键点击子表格,「设置工作表权限」。 这里有一个小技巧,如果你的智能表格已经细致地设置了不同行、列的权限,希望为指定成员,比如主管,打开整张表格的查看、编辑权限,只要在子表格这里右键点击「设置工作表权限」,选「为指定成员添加额外权限」,输入他的名字,点击「添加额外权限」,把行和列的权限都打开,这样,主管就能看到表格里的所有内容。 如果你希望了解这张表格所有权限的设置情况,想知道哪些子表格、哪些字段对哪些人开放,你可以点击右上角的「内容权限」,就能查看所有子表格的权限设置情况,点击对应的权限,还可以进入权限设置页进行修改。
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企业微信 智能表格 内容权限 第一讲 如何设置智能表格的权限? 日常工作中,很多表格的数据都是保密的,比如门店业绩、员工薪资等信息,以前用Excel来统计,一旦发出去,这些excel后面被转发给谁就失去控制了。 而且,很多表格需要多人一起填,表格里如果有敏感数据,还要拆分成不同的版本,再发给不同的同事填写,最后再汇总,十分麻烦。 现在,用智能表格,不仅可以设置谁能查看、谁能编辑,帮你保障表格里的信息安全,还能做到每个人点进表格,只能看到有权限查看的内容,比如一些需要多人协作的表格,可以设置每个人都只能看到、编辑自己负责的部分,看不见其他人的负责的内容,做到既安全可控,又方便协作。 具体怎么实现呢,教你几招实用的权限设置技巧。 首先,怎么防止无关人员查看智能表格? 智能表格发出去之前,你可以在右上角,点击「权限管理」,设置哪些人可以查看、编辑这张表格。 在这里,可以快速设置企业内的员工统一的编辑或浏览权限。也可以设置企业外的人员需要申请权限才能加入,或者直接选择不可加入,这样,他们即使拿到了表格链接,也没有权限查看。 如果一些比较机密的文件,只希望让指定的人查看,建议你一键开启「成员加入确认」,这样,每个想要查看表格的人,都需要发起申请,经过你同意,才可以查看。 如果你希望为特定部门单独设置权限,点击这里,你能看到这是和企业的组织架构是打通的,可以快速选定特定部门,为他们单独设置权限。 你还可以设置只有指定的人,才能复制、打印、导出或生成文档副本,避免别人偷偷备份你的文档。 还能打开文档水印,别人浏览文档时,文档上会有他名字的水印。哪怕截图外传了也能追溯。 看到这里,你已经掌握了整张智能表格的权限设置,智能表格里还能设置更加精细的权限。接下来,我们将为你介绍,智能表格里每一行、每一列的权限怎么设置。
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企业微信 智能表格 分组 这一节我们来学习智能表格的【分组】功能。 你看,这是一张传统的客户订单Excel表格,为了方便查看每个销售团队的数据,我们常常会按销售团队来合并单元格。 如果你想把不同销售团队里的客户,按照客户优先级排序。直接使用排序,系统就会报错。即使拆分了单元格,也需要大量手动调整,相当于重新做一个表了,费时费力。 在智能表里,你只需要使用【分组】功能,就能自动把数据按照不同的方式排布,再也不用重做一个表了。 分组,简单来说,就是选择表格里的数据,是按照什么为维度来分组展示的。 比如,在这张展示「客户订单」的智能表里,你可以看到菜单栏上有一个「分组」按钮,(点一下)。你其实是可以根据不同的需求,来选择表格的分组逻辑。 比如,刚我们提到,想让表格按照【销售团队】来排布,那我们就把分组条件设为「销售团队」,这个时候,表格内容就会自动按不同的团队来展示了。 如果你希望在每个销售团队里,进一步按照【客户优先级】分类,只需要再添加多一个分组条件就可以。 想要换一下顺序,比如先按客户优先级分组,再按销售团队分组,只需要简单拖拽一下就能实现。 这就是【分组】,帮你切换不同视角看内容,让你的表格按照你的需要,任意变化。 分组后,我们往往会有数据统计的需求,比如说分不同团队统计各自的销售总额。在传统表格里,你需要复杂的函数、透视表等操作,非常麻烦。 但是在智能表里,你只需要点击「数据统计」,就会看到系统为每个分组都增加了一行统计维度。你把鼠标挪到这里,就可以选择你需要的统计维度。 比如销售一组成交总额,你点一下,选择求和,就能自动统计出来了。还可以统计最大值、平均数。 再比如统计销售一组里,优先级是高的客户有多少个,可以选择记录总数,就可以直接看到数据。 如果整个页面的信息过多,你还点击这里,折叠分组,或者右键选择折叠所有分组,分组下的详细内容就会被折叠,更加简约美观、方便查看。 使用分组、统计功能,就能轻松帮你完成复杂的数据整理和统计,快去试试吧。
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企业微信 智能表格 列类型 简单认识下智能表的基础功能——列类型。 比如我们有一个项目要开始了,就可以创建一个智能表来做管理。 你可以先点击文档,再点击顶部「智能表格」,接着选择全新的「空白智能表格」完成创建,也可以根据你的需求,选择合适的模板一键生成。 创建完成后,我们接着学习「智能表格」的三大基础功能:列类型、分组和视图。 掌握这三个功能,整个智能表,你就掌握了80%!你就可以在模版的帮助下,快速通过智能表,来管理一个实际的项目了。 先来说【列类型】: 类型,就是这一列填写信息的类型,到底是图片、还是文字、还是数字?智能表和Excel不同,在智能表里,每一列只能输入一种【类型】的内容。比如你规定了这里填【数字】,就不能输入【文本】;规定了【单选】,就不能选择【多项】。在智能表格里,填表前的第一件事,就是必须给每一列设置【类型】。这样,我们才能从源头上规范信息的填写格式,让你得到一份规范、清晰的表格。 你可以点击每一列的顶部,设置对应的内容类型。 企业微信智能表格,支持日期、公式、人员、图片、文件等近20种内容类型,大家后续可以自己探索试试看,但这里给你介绍几个常用的【类型】: 第一:【单选/多选】类型。就是设置选项,让填写的人直接做选择。 拿一个【研发进度表】来举例,你可以把“进度”那一列,设置为【单选】类型,因为一个项目同时只可能是一种状态——是“待启动”“开发中”“已上线”。这样大家在填写时,就只能点击勾选其中的一项。 多选类型,就是填写的人可以在很多选项中多选,常用于去标记一些订单采购的内容,比如我们这一单,同时采购了钢笔、铅笔、直尺,我们用智能表去统计的时候,可以把采购物品那一列设置为多选框,这样大家填写时,可以同时勾选多个采购物资。 第二:【复选框】类型 【复选框】简单理解,就是用来回答“是和否”的,适用场景非常多,比如「是否继续推进」,「是否完成验收」,「是否确认归档」,都可以把列类型设置为【复选框】。让填写人能直接打钩确认。 第三:【人员】类型 如果想在智能表中填写标记项目的负责人,那你就可以把这一列设置【人员】类型,这里和企业微信的通讯录是打通的,直接就能选择通讯录中的具体同事。他也在企业微信里收到消息通知,点击进入,就能定位到与自己相关的表格位置上。
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