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国际性会议从展示到签约的全流程准备 #国际会议 #数字办会找春哥 #会展活动 #创意签到 #电子签约 需围绕“体验流畅、专业落地”展开,核心准备如下: 1. 展示环节准备 - 内容设计:针对国际受众,核心PPT需用双语(中文+英语/会议通用语),避免复杂文字,多用数据图表和高清图片;若有产品展示,需提前调试设备、准备双语说明书。 - 技术保障:确认场地投影、音响、网络稳定性,准备备用设备(如笔记本、数据线),安排专人负责现场技术支持。 2. 邀约报名准备 - 渠道与材料:通过行业协会、合作机构、国际平台(如LinkedIn)发送邀约,附带双语会议议程、嘉宾介绍、报名链接;报名页面需支持多语言填写,收集参会者姓名、单位、联系方式、饮食禁忌(如清真、素食)、是否需要翻译等关键信息。 - 跟进机制:报名后自动发送确认邮件(含会议地址、交通指南、着装建议),会前3天再次短信/邮件提醒,针对未报名的目标嘉宾可安排1次电话跟进。 3. 现场签到准备 - 高效工具:使用支持人脸识别、二维码扫描的签到系统,同步关联电子胸卡打印,避免人工登记拥堵;设置双语签到指引牌,安排懂外语的工作人员引导。 - 应急方案:准备纸质签到表(双语),应对系统故障;为迟到或未提前报名的嘉宾设置“临时签到通道”,快速补录信息。 4. 现场翻译准备 - 人员与设备:根据会议语言需求,聘请专业同传/交传译员(需提前沟通会议主题,提供嘉宾发言稿、行业术语表);配备同传设备(耳机、话筒),提前调试音质,准备备用电池。 - 辅助支持:在会场后排设置“翻译服务咨询台”,解答译员使用问题;若有小组讨论,可安排便携式翻译设备或配备现场译员。 5. 合作签约准备 - 文件与人员:提前准备双语签约合同(需经法务审核,确保条款无歧义),打印多份备用;确认签约双方代表的到场时间,安排专人引导至签约台,准备签字笔、印泥(若需)。 - 流程与记录:设计签约流程(如主持人串词、双方握手合影),提前与主持人、摄影/摄像沟通。
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